Elektronske fakture i SEF: šta male firme treba da znaju

Sistem elektronskih faktura (SEF) promenio je način na koji firme u Srbiji izdaju i primaju račune.

Ono što je nekada bilo papirno i prepušteno poštanskom sandučetu sada ide kroz državni sistem, a poreska uprava ima uvid u svaki račun. Za male firme to znači nove navike, ali i priliku da poslovanje bude uređenije. Ako se pitate kako da se snađete, ovaj tekst objašnjava osnove, a za sve ostalo možete da se obratite agenciji za knjigovodstvo Beograd ili nekom drugom stručnjaku.

Šta je SEF i čemu služi

SEF je centralni sistem kroz koji se razmenjuju elektronske fakture između obveznika. Račun se kreira u propisanom elektronskom formatu, šalje primaocu preko sistema, a primalac ga prihvata ili odbija. Time se smanjuje mogućnost grešaka, brže se naplaćuje i lakše se prati promet. Za državu, SEF je alat za borbu protiv sive ekonomije, a za firme je prilika da automatizuju deo posla. Sistem je povezan i sa evidencijom PDV-a, pa se podaci o računima koriste u prijavama.

Ko mora da koristi SEF

Pravila o primeni SEF-a su se postepeno proširivala i povremeno se menjaju, pa je najbolje da pravila proverite pre izdavanja prve fakture. U osnovi, obveznici PDV-a koriste sistem za razmenu računa sa drugim obveznicima, a u poslovanju sa javnim sektorom elektronske fakture su obavezne za sve. Preduzetnici i firme koje nisu u sistemu PDV-a imaju drugačije obaveze, ali moraju da znaju kako da prime račun kada im ga neko izda kroz SEF. Zato je korisno da svaka firma, bez obzira na veličinu, otvori nalog i upozna se sa sistemom.

Kako izgleda izdavanje fakture u SEF-u

Postoje dva osnovna načina. Prvi je ručni unos u internet aplikaciju SEF-a, pogodan za firme sa malim brojem računa. Drugi je korišćenje programa za knjigovodstvo ili fakturisanje koji se povezuju sa sistemom i šalju račune automatski. Većina knjigovodstvenih agencija koristi drugi način, jer se podaci unose jednom i prenose u knjige bez ponovnog kucanja. Vi ili vaš knjigovođa kreirate fakturu, proverite podatke o kupcu i iznos, a zatim je pošaljete. Kupac je dobija u svom sandučetu, a u statusu vidite da li je prihvaćena.

Evidentiranje PDV-a u SEF-u

Obveznici PDV-a imaju dodatnu obavezu: da u SEF-u evidentiraju prethodni porez, odnosno PDV sa primljenih računa, u propisanom roku. Taj rok je raniji od roka za podnošenje poreske prijave, što znači da zakašnjenje ne možete da nadoknadite u samoj prijavi. Pošto se rok i način evidentiranja povremeno menjaju, preporučljivo je da ga proveravate ili da to prepustite knjigovođi. Greška u evidentiranju može da dovede do gubitka prava na odbitak ulaznog PDV-a, što je realan novčani gubitak.

Najčešće greške malih firmi

• Zakasnelo prihvatanje ili odbijanje računa: primljeni računi se ne smeju ostaviti neodgovoreni.
• Pogrešni podaci o kupcu: PIB, naziv i adresa moraju da odgovaraju registru.
• Pogrešna poreska stopa: na fakturi mora da bude navedena odgovarajuća stopa, 20% ili 10%.
• Račun izdat van sistema: kada zakon traži SEF, papirni ili PDF račun nije dovoljan.
• Nepraćenje rokova: kašnjenje sa evidentiranjem PDV-a ima posledice na obračun.
• Neusaglašenost sa knjigama: račun iz SEF-a mora da bude i u knjigovodstvenoj evidenciji.

Kako SEF utiče na obračun PDV-a

Pošto SEF beleži izdate i primljene račune, poreska uprava vidi ceo promet bez potrebe da zove firme. Zato je važno da svaki račun u sistemu odgovara onome što prijavljujete. PDV obaveza se računa kao razlika izlaznog i ulaznog PDV-a, a prijava se podnosi do 15. u mesecu za prethodni period. Ako se računi ne evidentiraju na vreme, ulazni PDV neće biti priznat, pa plaćate više nego što treba. Osnove obračuna, stope od 20% i 10% i tipične greške opisane su na stranici izračunavanje i obračun PDV-a.

Prednosti elektronskog fakturisanja

Iako deluje kao dodatna obaveza, SEF ima stvarne prednosti. Računi se ne gube, ne kasne u pošti i uvek su dostupni u arhivi. Naplata je brža jer kupac dobija račun odmah, a vi vidite da li ga je primio. Knjigovodstvo je tačnije jer nema ponovnog unosa podataka, a lakše je i za poresku kontrolu, jer je sve u sistemu. Firme koje su prešle na elektronsko poslovanje obično kažu da su smanjile administrativni posao, uz uslov da koriste dobar softver ili imaju knjigovođu koji sve prati.

Šta spremiti za početak rada sa SEF-om

1. Pristup eUprava nalogu ili drugom načinu prijave koji sistem zahteva.
2. Registraciju firme u SEF-u i određivanje ovlašćenih lica.
3. Izbor načina rada: ručno ili preko programa.
4. Dogovor sa knjigovođom ko šta radi: ko izdaje račune, ko ih evidentira i ko prati rokove.
5. Pregled uzoraka računa da bi bili usklađeni sa formatom.

Gde pronaći detaljniji vodič

Ako želite da prođete kroz ceo postupak korak po korak, od prijave do izdavanja prve fakture i evidentiranja PDV-a, pročitajte vodič za elektronske fakture i SEF. Tamo su pregledno objašnjena pravila za male firme, a tekst se ažurira kada se propisi menjaju.

Zaključak

SEF nije prepreka, već novi način poslovanja koji se naučiti za nekoliko dana. Kada jednom postavite proces, izdavanje i evidentiranje računa postaje rutina. Najvažnije je da pratite rokove, da podaci budu tačni i da vaše knjige odgovaraju onome što je u sistemu. Ako se ne osećate sigurno, prepustite to stručnjaku i fokusirajte se na ono što najbolje radite.